Briefing aziendale: cos’è, come si organizza e perché è importante

Spesso sentiamo parlare di realtà lavorative che organizzano regolarmente briefing, di solito a cadenza settimanale o mensile. Ma perché utilizzano questo strumento? Un briefing aziendale è una riunione o un incontro, generalmente breve, in cui vengono fornite informazioni, aggiornamenti o indicazioni operative su un progetto, una situazione o un’attività specifica all’interno di un’azienda.

La definizione e storia del briefing, nonché le sue funzioni principali
Gli otto passaggi per allestire e gestire in maniera ottimale un briefing aziendale con tanto di modello di scheda
Nove buoni motivi per organizzare un briefing all’interno del proprio team

In cosa consiste un briefing?

Briefing è un termine inglese che significa letteralmente “fornire informazioni in modo conciso” o “riassumere”. Definisce una riunione o un incontro in cui vengono comunicati istruzioni, informazioni o aggiornamenti in modo chiaro e sintetico, spesso per preparare i partecipanti a svolgere determinati compiti o attività.

In sostanza, il briefing è un momento in cui si discutono i punti essenziali di un progetto, una situazione o un evento, permettendo ai partecipanti di essere allineati e pronti ad agire. Viene utilizzato non solo nel contesto aziendale, ma anche in ambito militare, sportivo, e in altre situazioni in cui è necessario coordinare un gruppo di persone.

A cosa serve?

L’obiettivo principale di un briefing è allineare i membri di un team o di un’organizzazione su un certo argomento, assicurandosi che tutti abbiano una chiara comprensione dei compiti da svolgere, delle tempistiche e delle priorità.

Durante un briefing aziendale si possono trattare argomenti come:

Progressi o risultati raggiunti in un progetto;
Definizione degli obiettivi a breve termine;
Aggiornamenti su cambiamenti o decisioni aziendali;
Indicazioni operative per affrontare una determinata attività o evento.

Il briefing può essere tenuto da un manager, un responsabile di progetto o un altro leader aziendale, e coinvolge i membri del team che devono essere informati o coinvolti nelle attività discusse.

Breve storia del briefing aziendale

Il briefing aziendale come pratica strutturata nasce con lo sviluppo delle moderne tecniche di gestione e organizzazione aziendale, nel XX secolo. Le sue radici possono essere ricondotte all’ambito militare e aeronautico durante la Prima e la Seconda guerra mondiale, in cui il briefing era essenziale per la pianificazione e il coordinamento delle missioni.

Nel secondo dopoguerra, molte delle pratiche militari, tra cui il briefing, furono adattate al contesto aziendale, man mano che le organizzazioni diventavano più complesse e necessitavano di maggiore coordinamento. Nel contesto economico in crescita, la necessità di prendere decisioni rapide e di mantenere i team allineati su obiettivi comuni divenne cruciale. Questa evoluzione portò l’adozione del briefing come strumento operativo anche nelle imprese, dove era (ed è) utilizzato per riunioni rapide che permettono di aggiornare i dipendenti o i team su progetti, cambiamenti o strategie.

Negli anni successivi, con la nascita delle teorie moderne di management e la crescente attenzione alla comunicazione interna, il briefing aziendale è diventato una pratica standardizzata, soprattutto in ambiti come il marketing, la pubblicità, la gestione dei progetti e la gestione delle risorse umane.

Con l’avvento delle nuove tecnologie e delle modalità di lavoro più flessibili, come il lavoro a distanza, il concetto di briefing ha continuato a evolversi. Oggi può essere svolto anche tramite videoconferenze e strumenti digitali, pur mantenendo il suo scopo principale di allineare il team in modo rapido ed efficace.

Come organizzare un briefing

Predisporre un briefing efficace richiede pianificazione e chiarezza. Se improvvisato, il briefing può risultare in una perdita di tempo. Al contrario, se ben allestita, questa breve riunione può avere un impatto positivo sulla comunicazione e l’efficienza del team. Nei prossimi paragrafi puoi trovare i nove passaggi principali per strutturarlo in maniera efficiente.

1. Definire l’obiettivo

Prima di tutto, è essenziale chiarire il motivo per cui stai organizzando il briefing. Per esempio:

Aggiornare un team su un progetto;
Fornire nuove istruzioni operative;
Discutere di cambiamenti aziendali;
Preparare il gruppo a un evento imminente.

2. Identificare i partecipanti chiave

È importante invitare solo le persone che hanno un ruolo rilevante in relazione all’argomento trattato: troppi partecipanti possono rendere il briefing meno efficace.

3. Preparare l’agenda

L’agenda dovrebbe includere i punti essenziali da trattare. Mantieni l’agenda breve e concisa, in modo da evitare il rischio di dilungarsi su dettagli non rilevanti.

4. Preparare le informazioni

Prima del briefing, raccogli tutti i dati, report e aggiornamenti necessari. Se ci sono documenti, presentazioni o altri materiali utili, assicurati di averli pronti.

5. Programmare la durata

Stabilire una durata chiara per il briefing è fondamentale. La maggior parte dei briefing aziendali dovrebbe durare dai 15 ai 30 minuti, a seconda della complessità dell’argomento.

6. Coinvolgere i partecipanti

Durante la riunione, assicurati di coinvolgere i partecipanti, ponendo domande e chiedendo chiarimenti, se necessario. Il briefing non dovrebbe essere solo un monologo, ma prevedere un’interazione per garantire che tutti si sentano partecipi.

7. Conclusione e follow-up

Al termine del briefing, ti consigliamo di ricapitolare i punti chiave e le azioni da intraprendere. Se opportuno, invia un riepilogo scritto ai partecipanti per confermare i compiti assegnati e i prossimi passi.

8. Monitoraggio

Dopo il briefing, è importante monitorare i progressi e fare follow-up per assicurarsi che le attività concordate vengano completate nei tempi stabiliti.

Esempio di una scheda briefing

Tipo di briefing: Aggiornamento sul progetto di marketing.

Partecipanti: Team marketing, responsabili commerciali.

Agenda:

Stato attuale delle campagne promozionali
Analisi delle performance degli ultimi 30 giorni
Nuove priorità per il mese successivo
Q&A

I vantaggi di allestire un briefing

Abituarsi a fare briefing contribuisce al miglioramento dell’efficienza di un team o di un’azienda per svariate ragioni. Ecco le principali:

Contribuisce all’allineamento del team. Il briefing permette ai membri di un gruppo di lavoro di essere sulla stessa lunghezza d’onda. Attraverso una comunicazione chiara, tutti comprendono gli obiettivi, le priorità e le responsabilità, evitando confusione e malintesi. Se per esempio un team lavora su un progetto complesso, un briefing può garantire che ogni membro sappia cosa fare e quali siano le tempistiche.
Stimola la collaborazione all’interno del team. Un briefing ben strutturato favorisce il coordinamento tra le persone e i dipartimenti, migliorando la collaborazione e assicurando che tutti lavorino in modo sincronizzato verso obiettivi comuni.
Aiuta a risolvere i problemi e a prevenire gli errori. Durante un briefing, è possibile identificare tempestivamente problemi, sfide o potenziali rischi, permettendo di intervenire prima che gli errori si verifichino o peggiorino. Se per esempio un o una collega riscontra delle difficoltà, il briefing offre l’opportunità di discutere soluzioni condivise prima che il problema influisca sui risultati complessivi.
Facilita l’aggiornamento continuo. I briefing rappresentano un’opportunità per tenere al corrente i partecipanti su nuovi sviluppi, progressi o cambiamenti nelle strategie, garantendo che le informazioni e le disposizioni siano sempre aggiornate. Per esempio, se la direzione cambia la strategia di marketing, è fondamentale fare un briefing per informare tutto il team e adeguare le attività di conseguenza.
È un occasione per assegnare delle responsabilità. Attraverso i briefing, chi vi partecipa riceve incarichi specifici e scadenze chiare. Ciò aumenta il senso di responsabilità individuale e collettiva, perché i compiti vengono comunicati in modo esplicito e il team è consapevole delle aspettative.
Può ridurre lo stress e sollevare il morale. Un briefing regolare e ben strutturato può ridurre lo stress e l’ansia lavorativa, poiché i membri del team si sentono più preparati e consapevoli di cosa ci si aspetta da loro. Sapere di avere momenti dedicati per fare il punto della situazione migliora il morale e la fiducia reciproca.
Migliora la gestione del tempo e delle risorse.Attraverso un briefing, si possono discutere le tempistiche e le risorse necessarie per portare a termine i compiti. Ciò aiuta a evitare sprechi o sovrapposizioni di lavoro.
Facilita il processo decisionale. Un briefing permette di prendere decisioni in modo rapido ed efficiente, soprattutto quando ci sono più parti coinvolte. Durante questi incontri, si possono discutere le varie strategie e scegliere la strada migliore per il futuro.
Permette di valutare e misurare i progressi.Durante i briefing si possono valutare i progressi verso gli obiettivi aziendali, discutendo con regolarità su di essi. In questo modo è più facile correggere la rotta, se necessario, e garantire che il gruppo di lavoro stia procedendo nella direzione giusta.

Abbiamo visto come fare briefing sia fondamentale per mantenere la comunicazione fluida, migliorare il coordinamento e l’efficienza, e garantire che tutti i membri di un team siano informati e motivati. Questo strumento è ormai adottato da molte aziende anche nel nostro Paese, in quanto porta a migliori prestazioni, riduce il rischio di errori e crea un ambiente lavorativo più organizzato e produttivo.

Fonte: Risorse INDEED