Come fare un colloquio di lavoro efficace e selezionare le risorse migliori

Assumere le risorse più adatte alla propria organizzazione è un aspetto essenziale per il successo e la crescita di un’azienda. Sapere come fare un colloquio di lavoro finalizzato a individuare le persone migliori da assumere è dunque un’abilità da non sottovalutare, che richiede la giusta preparazione.

Come fare un colloquio di lavoro per trovare i candidati giusti

Durante un colloquio di lavoro, gli aspetti a cui prestare attenzione sono molti: l’atteggiamento della persona, la motivazione che l’ha spinta al colloquio e il linguaggio del corpo sono solo alcuni di questi. Per assicurarsi di fare un colloquio finalizzato a trovare la risorsa più idonea per la posizione e per l’azienda, è importante arrivare con la giusta preparazione, sapendo già quali domande porre e dove mettere l’accento. Avere una procedura standard da utilizzare in tutti i colloqui è sicuramente di aiuto, anche se i punti a cui prestare maggiore attenzione possono variare caso per caso.

Fase di preparazione al colloquio

La fase di preparazione è fondamentale per condurre un colloquio nel modo migliore. Prima di incontrare il candidato o la candidata è utile rileggere con attenzione il rispettivo curriculum e la lettera di presentazione, evidenziando i punti che è utile approfondire a colloquio (per esempio esperienze lavorative legate alla posizione cercata, una particolare soft skill o la conoscenza effettiva di una lingua straniera).

Una volta evidenziati i punti salienti può essere d’aiuto preparare già una lista di domande da porre alla risorsa per approfondire questi aspetti. Più le domande sono concrete più è probabile ottenere una risposta esaustiva e chiara. L’ideale è basare le domande sulle esperienze pregresse, così da permettere al candidato o alla candidata di dare una risposta più precisa e consapevole.

Un buon modo per preparare delle domande di questo tipo è provare a formularle sulla base del cosiddetto metodo STAR, molto utilizzato dai candidati. Il metodo STAR si fonda sull’acronimo inglese:

Situation (situazione)
Task (compito)
Action (azione)
Result (risultato)

Se la risorsa può rispondere alla domanda basandosi su questi quattro fattori (la situazione specifica, il ruolo e la mansione che la risorsa ricopriva, come ha agito e che risultati ha ottenuto) significa che la domanda è ben posta ed è più probabile ricevere una risposta esaustiva e veritiera.

Inizio del colloquio

Il momento in cui il colloquio ha inizio può essere particolarmente stressante per chi sta cercando lavoro, per questo è importante fare in modo che le risorse si sentano a proprio agio. Innanzitutto, è preferibile svolgere il colloquio in un luogo tranquillo, magari una sala riunioni o comunque un ufficio senza altre persone per evitare distrazioni o elementi di disturbo. Prima di cominciare con le domande, per mettere a proprio agio il candidato è utile seguire alcuni passi preliminari.

Benvenuto: prima di iniziare il colloquio vero e proprio è buona norma dare il benvenuto e ringraziare la persona per aver accettato di partecipare. Oltre a dimostrare rispetto, questo inizio aiuta a sciogliere la tensione e a mettere la risorsa nelle migliori condizioni per affrontare il colloquio.
Presentazione dell’azienda: anche se presumibilmente chi si presenta a colloquio avrà fatto delle ricerche sull’azienda, è sempre consigliabile in questa fase raccontare qualcosa di più sulle origini dell’attività, sulla mission e sulle persone che ci lavorano, per aiutare la risorsa ad avere un’idea più precisa e a comprendere meglio la realtà lavorativa. Inoltre, è possibile approfittare di questo momento per sottolineare i benefit e gli aspetti positivi che l’azienda ha da offrire, per invogliare la risorsa a considerare il ruolo.
Descrizione del ruolo: riprendere quanto scritto nella job description e approfondire il ruolo della figura cercata è un ottimo sistema per introdurre le caratteristiche necessarie a ricoprire la posizione e allacciarsi così alle prime domande per la candidata o il candidato.

Questo preambolo non deve durare troppo, indicativamente dieci o quindici minuti, e serve per preparare il terreno per quello che verrà dopo. Riuscire a mettere a proprio agio la risorsa permette di ricevere risposte più spontanee e non eccessivamente influenzate dallo stress della situazione.

Svolgimento del colloquio

La fase centrale del colloquio è quella più importante, perché serve a capire se la risorsa è effettivamente adatta al ruolo. Qui è essenziale fare le domande giuste e prestare attenzione alle risposte, notando anche l’atteggiamento e il linguaggio non verbale. Vediamo come procedere per gestire al meglio questa fase.

Presentazione della risorsa

Per cominciare, è utile chiedere alla risorsa di parlare brevemente di sé e delle ragioni per cui ha scelto di candidarsi alla posizione. Questo permette di capire diverse cose, per esempio qual è la considerazione che ha di sé il candidato e cosa si aspetta dall’azienda.

In questa fase è consigliabile lasciar parlare la persona senza interromperla troppo, in modo da ascoltare e osservare con più attenzione le risposte e l’atteggiamento.

Linguaggio verbale: le parole utilizzate per descriversi e parlare delle proprie esperienze possono rivelare molto della percezione che una persona ha di sé, per esempio se ha o meno fiducia nelle proprie capacità, se è insicura, determinata, se ha attitudini da leader o di altro tipo. Prestare attenzione ai termini usati e prenderne nota permette di farsi una prima idea delle caratteristiche personali della risorsa.
Linguaggio non verbale: altrettanto importante è il linguaggio non verbale. Osservando come si muove, dove guarda, se sembra tesa o a proprio agio, è possibile avere un’indicazione ulteriore sul carattere della persona e su come si pone.

Lasciar parlare per qualche minuto il candidato o la candidata senza interruzioni è quindi utile per farsi un’idea generale, anche se è importante tenere presente che alcune reazioni o dichiarazioni potrebbero non essere del tutto spontanee, ma dettate dall’ansia di fare bella figura.

Domande specifiche

A questo punto è il momento di iniziare a porre le domande più specifiche preparate in precedenza. Le domande servono ad appurare le competenze tecniche e trasversali della risorsa, scavando più in profondità rispetto al curriculum.

Domande legate alla posizione: oltre ad appurare le conoscenze specifiche e l’eventuale esperienza, le risposte a queste domande possono aiutare a capire le aspettative che il profilo ha in merito al ruolo e alla posizione.
Domande tecniche: approfondire le competenze tecniche è un altro aspetto importante del colloquio. Per farlo si possono adottare delle soluzioni pratiche; per esempio, se per un ruolo è richiesta una buona conoscenza dell’inglese, è possibile chiedere di passare per un po’ a una conversazione in lingua inglese, per valutare le conoscenze effettive.
Domande sulle competenze trasversali: le soft skills sono più difficili da dimostrare, ma chiedere alla risorsa di fare degli esempi concreti basati su esperienze passate può essere di aiuto a evidenziarle. Per esempio, per valutare la capacità di problem solving si può chiedere di raccontare un episodio in cui la risorsa ha dovuto gestire una situazione problematica.

In base al ruolo, le domande specifiche da chiedere possono essere diverse. È importante però avere già in mente quali porre e come, per assicurarsi di non dimenticare aspetti importanti.

Domande generiche

Per conoscere meglio la personalità della risorsa, è utile porre anche qualche domanda più generica e non specificamente legata al ruolo. Un esempio sono le domande relative alle aspettative future di carriera (a cinque o dieci anni di distanza), o ai pregi e i difetti che la risorsa ritiene di avere.

Anche se le domande possono essere generiche, le risposte sono estremamente utili a capire meglio la personalità della risorsa. Chi rimane troppo sul vago potrebbe non avere le idee chiare o non essere abbastanza consapevole delle proprie capacità. Anche chi dimostra molta decisione, però, potrebbe in realtà aver preparato delle risposte standard e non del tutto sincere. Per questo è molto importante osservare anche gli aspetti non verbali della conversazione.

Conclusione del colloquio

Prima di concludere il colloquio è importante lasciare spazio alle eventuali domande del candidato o della candidata. Fare domande può essere segno di interesse verso la posizione, ma è importante tenere conto del tipo di domande fatte: se, per esempio, riguardano questioni già affrontate durante il colloquio, potrebbero indicare una mancanza di attenzione.

Al termine del colloquio la risorsa deve essere informata su come procederà il processo di selezione: entro quanto tempo le sarà comunicato l’esito del colloquio, cosa prevede la procedura in caso di esito positivo (secondo colloquio, incontro con un responsabile) e come e da chi verrà contattata. A questo punto non resta che salutare e ringraziare nuovamente la risorsa per aver partecipato al colloquio.

Confronto dei dati

Se sono state colloquiate più persone, può essere utile confrontare le informazioni raccolte in ciascun colloquio e valutare i diversi esiti e le impressioni avute, in modo da selezionare la risorsa più indicata al ruolo e all’azienda con maggiore consapevolezza. Per fare questo è necessario prendere qualche appunto durante e dopo ciascun colloquio, per non dimenticare nessuna informazione importante.

Sapere come condurre un colloquio di lavoro permette di gestire meglio questa fase importantissima del processo di selezione, aiutando l’azienda a selezionare i candidati e le candidate migliori per ciascun ruolo. Una procedura standard come quella indicata in questo articolo può agevolare notevolmente l’ufficio risorse umane e chi si occupa di assumere il personale nella gestione di questo processo.

Fonte: Risorse INDEED