Exit interview: domande da porre alle risorse che lasciano l’azienda

Condurre l’exit interview: domande e risposte

Il colloquio di uscita è un’opportunità per l’azienda per ottenere feedback utili a migliorare l’esperienza dei propri dipendenti, in modo da ridurre il ricambio di personale e trattenere le risorse migliori. Normalmente, i profili che decidono di lasciare l’azienda sono più propensi a fornire feedback sinceri, anche quando non sono positivi, perché non temono ripercussioni sulla loro carriera. Per questo le risposte alle domande delle exit interview sono una risorsa preziosa per l’azienda.

Sapere quali domande porre e come interpretare le risposte è essenziale per ottenere il massimo dal colloquio di uscita. Per questo abbiamo creato un elenco delle domande più efficaci e utili da porre durante l’exit interview, che possono adattarsi a tutte le aziende e a tutti i profili. È importante saper interpretare le risposte e raccogliere i dati principali che emergono dai diversi colloqui, in modo da effettuare un’analisi attenta delle dinamiche che possono allontanare le risorse.

Exit interview: esempi di domande

Vediamo ora quali sono le domande più indicate da porre ai candidati che hanno scelto di lasciare l’azienda, e cerchiamo di capire come interpretare le risposte e analizzare i dati raccolti in modo efficace.

Come mai hai cercato nuove opportunità lavorative?

La prima cosa da chiedere alla risorsa che ha scelto di andarsene sono le motivazioni che l’hanno spinta a cercare altro. Le risposte possono essere varie; vediamo le più frequenti e utili da analizzare.

• Riduzione del tragitto casa-lavoro: gli spostamenti verso l’ufficio possono essere estremamente stressanti e togliere tempo alla vita privata. Se diversi dipendenti cercano un lavoro più comodo, è possibile considerare di ampliare le opzioni di smart working o valutare di introdurre un mezzo di trasporto aziendale per non costringere il personale a muoversi con i mezzi propri. Una soluzione ecologica che gioverebbe ai dipendenti e alla reputazione dell’azienda.
• Aumento dello stipendio: una motivazione che spinge di frequente i dipendenti a cambiare lavoro è la paga. In questo caso rivedere gli inquadramenti previsti per i diversi profili e valutare eventuali bonus per le risorse più meritevoli può essere una soluzione valida per ridurre il turnover.
• Miglior bilanciamento tra lavoro e vita privata: se molte risorse scelgono di lasciare l’azienda perché cercano condizioni più favorevoli per bilanciare il lavoro e il tempo libero, forse è il caso di riconsiderare l’orario di lavoro, valutare se è possibile renderlo più flessibile, semplificare la procedura per la richiesta di permessi o incentivare il lavoro agile.
• Maggiori stimoli professionali: se la risorsa cerca stimoli professionali in altre realtà, questo può far riflettere sulle possibilità di crescita interne all’azienda. Rivedere assieme all’ufficio risorse umane i percorsi di crescita e le opportunità offerte al personale sulla base di ambizioni e capacità è un metodo efficace per aiutare i dipendenti a trovare la motivazione per restare in azienda.

Altre motivazioni frequenti possono riguardare la scelta della risorsa di cambiare completamente settore o posizione lavorativa. In questo caso, spesso si tratta di decisioni individuali che non hanno direttamente a che fare con l’azienda, ma se i dati dimostrano che molte risorse danno questa motivazione, potrebbe essere utile rivedere l’iter di selezione del personale.

Quali sono gli ostacoli che ti hanno impedito di cercare le stesse opportunità in questa azienda?

Se la risorsa ha trovato opportunità altrove, è utile capire come mai non ha cercato le stesse opportunità nell’azienda attuale o quali ostacoli ha incontrato nel farlo. Analizzare le risposte a questa domanda può essere di grande aiuto per capire come migliorare la gestione delle esigenze del personale.

• Difficoltà di comunicazione: spesso i problemi nascono da incomprensioni o da una mancata comunicazione. È importante garantire che i dipendenti abbiano la possibilità di comunicare frequentemente con i propri responsabili o con le risorse umane, magari durante riunioni periodiche o prevedendo una specifica procedura per chiedere un colloquio. Una buona comunicazione in azienda è fondamentale per permettere alle risorse di sentirsi libere di esprimere una difficoltà o fare una richiesta.
• Mancanza di ascolto: se le richieste vengono avanzate correttamente ma non c’è qualcuno che le ascolti e che le prenda sul serio, come un responsabile di reparto o l’ufficio risorse umane, questo può spingere il personale ad allontanarsi dall’azienda. Questo punto è strettamente legato al precedente: la comunicazione funziona se funziona l’ascolto, per cui questi aspetti devono essere migliorati di pari passo.
• Mancanza di opportunità di crescita: se diverse risorse lasciano l’azienda perché ritengono di non avere opportunità di crescita, può essere utile rivedere il modo in cui vengono definiti gli obiettivi di crescita professionale dei dipendenti. In particolare, è importante capire se, al momento dell’assunzione, alle risorse viene offerta una prospettiva chiara e veritiera delle opportunità di carriera future.

Comprendere cosa impedisce al personale della propria azienda di cercare una crescita professionale interna e trovare delle soluzioni per superare questi ostacoli può fare una grande differenza non solo in termini di ricambio del personale, ma anche per la crescita complessiva della competitività dell’azienda. Permettere alle risorse di migliorare la loro posizione e le loro competenze significa contare su uno staff più preparato, motivato e produttivo.

C’è qualcosa che cambieresti nell’ambiente lavorativo?

L’exit interview può essere un momento prezioso anche per capire se l’ambiente di lavoro che è stato creato funziona. Il rapporto tra i colleghi, la collaborazione o la competizione in un posto di lavoro, l’inclusività o le discriminazioni sono tutti aspetti che influiscono fortemente sul benessere di chi lavora e che possono portare le persone a decidere di lasciare una realtà lavorativa. Se la risorsa lascia l’azienda a causa dell’ambiente di lavoro è importante indagare sulle specifiche motivazioni.

• Troppa competizione: un po’ di sana competizione tra i colleghi può essere uno stimolo a migliorare le prestazioni, ma quando è eccessiva può diventare fonte di stress e di discordia, rovinando il clima lavorativo. Se c’è troppa competizione tra le risorse, probabilmente è il caso di rivedere gli obiettivi richiesti e la distribuzione del lavoro.
• Discriminazione: un ambiente di lavoro sano è inclusivo e accoglie le diversità. Se si verificano episodi di discriminazione di qualsiasi tipo all’interno dell’azienda, è necessario migliorare gli aspetti di educazione all’inclusione e accertarsi che situazioni di questo tipo non ricapitino. Per avere team di lavoro inclusivi è importante focalizzarsi anche sulle soft skill di ciascuna risorsa al momento dell’assunzione.
• Poca collaborazione: lavorare in team è essenziale per garantire i risultati migliori, ma se i gruppi di lavoro non sono coesi e non collaborano è molto difficile per le risorse dare il meglio. Se ci sono problemi di collaborazione in azienda o in un team in particolare, è consigliabile aumentare la frequenza delle attività di team building.

Le ragioni per cui una risorsa può non trovarsi a proprio agio in un ambiente di lavoro sono molte e spesso dipendono da situazioni personali. Quando si seleziona il personale è importante tenere conto anche delle competenze trasversali di una persona, per capire come può ambientarsi nel proprio team di lavoro.

Conclusione dell’exit interview: esempi e suggerimenti

Quando le domande dell’exit interview sono finite, può essere utile chiedere alla risorsa di fare qualche esempio concreto di ciò che non ha funzionato, per esempio di casi di discriminazione o di difficoltà di comunicazione. Questo permette al datore di lavoro di identificare meglio il problema e capire se si è trattato di un episodio sfortunato, che probabilmente non ricapiterà, o di una questione ricorrente che va affrontata e risolta.

Inoltre, ascoltare eventuali suggerimenti e feedback permette di capire cosa il personale ritiene più importante e quali sono gli aspetti che potrebbero far cambiare idea a chi vuole lasciare l’azienda. Anche se non tutti i suggerimenti potranno concretamente essere messi in pratica, è utile prendere nota di tutto ciò che viene detto e valutare dove si può migliorare, anche di poco.

Vedere che una risorsa valida lascia l’azienda è doloroso, specie se lo fa perché ha trovato condizioni più favorevoli presso la concorrenza. Ma porre le giuste domande nell’exit interview può trasformare questo momento in un’occasione di crescita e di miglioramento per tutta l’organizzazione.